Interne Audits im Konzern – Das sollten Sie beachten

Interne Audits sollten einmal im Jahr stattfinden. Jedes Unternehmen, jeder Konzern macht das ein wenig anders und nach eigenen Regeln. Interne Audits helfen dabei,  die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen, und sollen die Aufrechterhaltung desselbigen unterstützen. Was können aber Stolperfallen sein?

Warum interne Audits?

Im Rahmen der Managementbewertung sollte jedes Unternehmen auch interne Audits durchführen. Wie sagte zuletzt ein Seminarteilnehmer: „Diese führen wir kurz vor den externen Audits durch!“ Hilft das bei der Weiterentwicklung des QM-Systems und der Verbesserung der Organisation? Normalerweise nicht. Die internen Audits sollen doch dabei helfen, die Qualität nachhaltig zu steigern und zu erhalten!

Welche internen Audits machen Sinn?

Es gibt Konzerne, die arbeiten mit zwei Auditsystemen. Zum einem mit einem festen Fragenkatalog: In diesen Audits werden viele Kennzahlen abgefragt und dazu ein paar subjektive Fragen gestellt. Hier geht es ausschließlich um ja/teilweise/nein-Antworten oder um reine Prozentwerte. Hier können auch Kollegen auditieren, die nicht expliziert darauf geschult wurden. Diese Konzerne schicken die Audit- oder QM-Spezialisten dann zu den Standorten, Abteilungen, Bereichen, die in dem jeweiligen Jahr durch die externen Auditoren besucht werden, um sie auf die Audits vorzubereiten. Bei Konzernen kann es Sinn machen, dass ein gewisser fester Fragenkatalog monatlich / quartalsweise / jährlich auditiver wird, etwa Kennzahlen, Ziele, Politik und rechtliche Aspekte. Dazu sollte man alle Verwaltungseinheiten und mögliche Niederlassungen einmal im Zertifizierungszeitraum intern auditiert haben. Dabei soll die geforderte Überprüfung als Systemaudit durchgeführt werden, damit die Wirksamkeit des Managementsystems sichergestellt ist. Sicher lassen sich dabei auch integrierte Systeme gemeinsam überwachen.

Das A und O ist eine gute Planung

Wie gefordert sind die internen Audits im Vorfeld zu planen. Dabei ist eine Frage, wer auditieren soll. Bei Audits mit einem festen Fragenkatalog, die lediglich einer Überwachung dienen, ist es durchaus möglich, Mitarbeiter einzusetzen, die ein gutes Auftreten sowie einen sicheren Umgang haben. Also Kollegen, die ein Audit verkaufen können, ohne überheblich oder einschüchternd zu wirken. Diese Fragen können auch vorher verschickt werden. Die Auditierten werden die Fragen sowieso spätestens mit Beginn der Audits untereinander verteilen.

Bei Systemaudits empfiehlt es sich allerdings, erfahrene Auditoren zu entsenden. Diese können anhand von Checklisten mit offenen Fragen gezielt lenken und sind flexibel in der Befragung. Dadurch können auch Fehler gefunden werden, die anhand eines starren Fragenkatalogs wahrscheinlich nicht festgestellt werden können.

Die Planung wird in Konzernen meistens nicht durch die Geschäftsführung durchgeführt. Das macht die QM- oder IMS-Abteilung. Dabei werden die Frage- oder Checklisten besprochen, die zu auditierenden Einheiten, der Auditzeitraum und die Auditoren geplant. Das wird oftmals Ende des laufenden Jahres für das kommende Jahr durchgeführt. Sollten mehrere Kollegen unterwegs sein, so wird der Zeitpunkt des Audits durch diese selbst geplant und den Verantwortlichen der Auditplanung mitgeteilt. Die oberste Leitung bekommt die fertige Planung dann zur Information und Freigabe.

Grafik 2: Fragen bei der Durchführung der Planung

 

Das Verständnis für das Audit steht und fällt mit dem Auditor

Wenn sich ein Konzern bei internen Audits entscheidet, diese als Systemaudit in Niederlassungen und Verwaltungseinheiten durchzuführen, dann ist es zwingend zu empfehlen, erfahrene Auditoren zu schicken. Hier empfiehlt es sich, zumindest ausgebildete QMBs, wenn nicht sogar Auditoren zu nehmen.

Auditoren können viel erreichen, aber auch viel kaputt machen, wenn sie nicht geschult oder erfahren sind. Sollte das Audit mit nicht voll qualifizierten Auditoren, vielleicht Gast-Auditoren, durchgeführt werden, dann ist darauf zu achten, dass diese entsprechend auftreten und diese unabhängig sind. Vielleicht sind sie Spezialisten in bestimmten Themen, die geprüft werden. Hier empfiehlt sich das Arbeiten mit festen Fragekatalogen, um den Kollegen die Arbeit zu erleichtern.

Wenn ein Auditor auftaucht, wirken Mitarbeiter oft eingeschüchtert, wenn nicht sogar ängstlich. Das Klima muss der Auditor wieder beruhigen. Ich kenne interne Auditoren, die solche Mitarbeiter noch in die Enge treiben und die Verunsicherung noch weiter durch ihr Auftreten schüren. Ich kenne auch Auditoren, wo solche Mitarbeiter nachher das Gefühl haben, (O-Ton:) „nichts zu können“. Das ist nicht der Sinn eines Audits.

Heute ist ein Auditor auch eine Art Coach und soll die Mitarbeiter/Kollegen „mit auf die Reise nehmen“. Die Anzahl der Auditoren muss so geplant sein, dass die geplanten Audits im festgelegten Zeitraum durchgeführt werden können. Es gibt Konzerne, die die Audits in gewissen Zeiträumen durchführen, um in Spitzenzeiten die Kollegen nicht zu überfrachten. 

Entscheidungen vor dem Audit

Treffen Sie im Vorfeld die Entscheidung, ob Sie mit starren Fragelisten oder flexiblen Checklisten arbeiten wollen. Checklisten haben den Vorteil, dass der Auditor frei entscheiden kann, wie und in welcher Intensivität er Fragen stellt. Die Checkliste ist lediglich ein roter Faden. Bei Fragenlisten ist der Vorteil, dass die Audits vergleichbar sind. Manche Konzerne arbeiten mit dem Ziel „90+“. Das heißt, dass der Standort die Anforderungen zu mir als 90 % erfüllt hat. Anhand dieser Prozente werden häufig die künftigen Ziele definiert.

Eine weitere Frage in der Vorbereitung ist, wann die Standorte oder Verwaltungseinheiten den Audit-Termin mitgeteilt bekommen. Hier gibt es auch verschiedene Ansätze. Manche kennen diese bereits am Anfang des Jahres, was sicher in Ordnung ist. Ein anderer Ansatz ist, dass man sich wenige Tage vorher anmeldet. Was will der Auditierte dann noch machen? Kennzahlen etc. sind bekannt. Also kann noch die Halle gefegt werden. Sieht ein erfahrener Auditor nicht trotzdem, dass dies eventuell nur für das Audit gemacht wurde?

In manchen Organisationen tauchen Auditoren völlig unangemeldet zum Audit auf. Meine Meinung ist jedoch, dass beim Audit der Verantwortliche und/oder der QMB auch die Möglichkeit haben sollten, vor Ort zu sein. Sicherlich kann man argumentieren, dass so ggf. die Vertretungsregel geprüft werden kann. Dem steht aber entgegen, dass Qualität gemäß ISO 9001:2015 „Chefsache“ ist.

Grafik 3: Pro und Contra von Checklisten vs. Fragenkatalogen

Das Durchführen des Audits vor Ort

Wie gewohnt werden die Audits mit dem Eröffnungsgespräch begonnen. Dazu sollten der Verantwortliche des Standortes, der Qualitätsbeauftragte und vielleicht die Fachbereichsleiter teilnehmen. Es ist jedem freigestellt, den Kreis zu erweitern. Dabei werden die Themen des Audits, der Zeitplan und der Zeitpunkt des Abschlussgespräches besprochen. Dieser kann sich selbstverständlich nochmal ändern bzw. angepasst werden, sollte aber ein Richtwert sein.

Wenn Auditoren in die Produktion, Halle, Fachbereiche etc. gehen, dann sollten sie niemals alleine unterwegs sein. Es gibt Unternehmen, die machen das manchmal. Ein Auditor stellt etwas fest und hat eine Meinung. Wenn er begleitet wird, dann ist das Thema manchmal sofort geklärt. Also einen Auditor niemals alleine durch das Unternehmen laufen lassen.

Beim Rundgang durch Abteilungen oder Bereiche kann man sich hervorragend verschiedene Prozesse und Arbeitsschritte anschauen und erklären lassen. Das Einsehen von Aufträgen und Dokumenten ist dabei elementar. Sammeln und dokumentieren Sie so viele Informationen wie möglich, aber nicht mehr als nötig! Wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe erklärt hat, lässt sich mit der einfachen Frage, wo der Prozess oder seine Arbeit niedergeschrieben ist, schnell feststellen, wie sehr das QM-System durchgreift und von den Mitarbeitern auch akzeptiert/umgesetzt wird.

Bei Audits mit festen Fragen ist die Bewertungsmöglichkeit relativ starr vorgegeben. Ein „ja, teilweise oder nein“ sind gut für die Vergleichbarkeit. Aber was, wenn wichtige Fragen vergessen wurden in der Planung? Beispielsweise durch gesetzliche Änderungen oder neue Prozesse/Produkte im Unternehmen.

Der Abschluss des Audits sollte wieder vor der Führungsriege stattfinden. Wenn etwa der QB das Audit begleitet hat, dann sind die Themen bereits bekannt und müssen in der Regel nicht mehr grundsätzlich diskutiert werden. Trotzdem müssen die Feststellungen, egal ob positiv, vorschlagend oder negativ, vorgestellt werden. Leider kommt es in vielen Organisationen vor, dass danach die Ergebnisse nicht mehr kommuniziert werden. Das ist der falsche Weg. Holen Sie die Mitarbeiter ab und veröffentlichen Sie, was die guten und schlechten Dinge waren. Manchmal haben die Mitarbeiter die beste Lösung.

Vom Bericht zu den Maßnahmen

Der Auditbericht muss zeitnah verschickt werden und so verfasst sein, dass er verstanden wird. Hier gilt ebenfalls: so viel wie möglich, aber nicht mehr als nötig. Der Bericht sollte nicht später als eine Woche nach dem Audit vorliegen. Denn auch die Standorte vergessen das Audit irgendwann. In der Regel werten die QM-Abteilungen das Audit aus. Diese informieren im Normalfall am Ende des Auditzyklus oder durch das Management-Review die Geschäftsführung über die Ergebnisse. Lediglich bei ganz gravierenden Dingen wird die oberste Leitung bereits im Vorfeld informiert.

Es ist die Aufgabe der QM-Abteilung, nun auch die Maßnahmen bei den Auditierten einzufordern. Das kann/sollte mit einer Frist von 14 Tagen stattfinden. Wenn die Maßnahmen vorliegen, dann ist es wichtig, nicht bis zum nächsten Audit zu warten, sondern regelmäßig ein Follow-up zu den Maßnahmen einzufordern. Die Wirksamkeit kann bei gravierenden Fällen mit Zwischenbesuchen geprüft werden. Ansonsten bietet es sich an, spätestens beim nächsten Audit diese Dinge zu kontrollieren. Daher macht es Sinn, mindestens einmal im Jahr jeden Standort, Fachbereich oder Verwaltungsstandort zu auditieren!

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